Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung Trauerwart unter trauerwart.app.

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer Abläufe eine Anpassung erforderlich machen können, bitten wir Sie, diese Erklärung gelegentlich erneut zu lesen.

I. Zwei getrennte Verantwortlichkeiten

Trauerwart ist Software, die ein Bestattungsunternehmen für seine eigene Arbeit einsetzt. Datenschutzrechtlich sind deshalb zwei Bereiche zu unterscheiden, und für sie gelten unterschiedliche Regeln:

• Diese Website und die Anmeldung. Wenn Sie trauerwart.app aufrufen oder sich anmelden, ist die Zerocom GmbH Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Diese Erklärung beschreibt genau das.
• Die Falldaten innerhalb der Anwendung. Angaben zu verstorbenen Personen und ihren Angehörigen — darunter besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO wie die Religionszugehörigkeit — erfasst das Bestattungsunternehmen. Für diese Verarbeitung ist das jeweilige Bestattungsunternehmen Verantwortlicher; die Zerocom GmbH verarbeitet sie ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Maßgeblich ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht diese Erklärung. Das Bestattungsunternehmen schließt ihn in der Anwendung, bevor es sie zum ersten Mal nutzt.

Wenn Sie Angehöriger sind und wissen möchten, welche Angaben zu einem Sterbefall gespeichert sind, wenden Sie sich deshalb bitte an das Bestattungsunternehmen, das den Fall führt. Wir dürfen diese Daten nicht ohne dessen Weisung herausgeben.

II. Begriffsbestimmungen

„Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

„Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Verwenden, Offenlegen, Einschränken oder Löschen.

„Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

„Auftragsverarbeiter" ist, wer personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

III. Allgemeine Informationen

1. Verantwortlicher für diese Website

Zerocom GmbH
Robert Zessack (Geschäftsführer)
Nelkenstr. 9
52134 Herzogenrath
Deutschland
Tel. +49 2406 9950007
E-Mail: [email protected]

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis mindestens einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
• Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

Bei den einzelnen Verarbeitungsvorgängen unter IV. weisen wir auf die jeweilige Rechtsgrundlage hin.

3. Weitergabe von Daten an Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und nur weiter, wenn die betroffene Person eingewilligt hat, die Weitergabe der Erfüllung vertraglicher Pflichten dient, wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder ein berechtigtes Interesse besteht. Die von uns eingesetzten Dienstleister sind unter IV. genannt.

4. Drittländer

Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur nach den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, also bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO), geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO) oder verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Art. 47 DSGVO).

5. Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), soweit Gründe aus Ihrer besonderen Situation vorliegen
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), in der Regel bei der Behörde Ihres Aufenthaltsortes oder unseres Sitzes

Zur Geltendmachung wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten. Betrifft Ihr Anliegen Falldaten innerhalb der Anwendung, leiten wir es an das verantwortliche Bestattungsunternehmen weiter oder verweisen Sie dorthin — siehe Abschnitt I.

6. Löschung und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4a, Abs. 3 AO), für Buchungsbelege 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO) und für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen 6 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO). Während der Aufbewahrungsfrist wird die Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO eingeschränkt.

Für erzeugte Ausfertigungen behördlicher Formulare gilt zusätzlich: Sie belegen, welches Blatt in welcher Fassung einer Behörde vorlag, und werden deshalb archiviert. Die Anwendung sieht dafür eine Aufbewahrung von zehn Jahren ab der Erzeugung vor. Verantwortlich für diese Unterlagen ist das Bestattungsunternehmen (Abschnitt I).

7. Cookies

Trauerwart setzt ein einziges Cookie: das Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung über die Dauer der Sitzung aufrechterhält. Es wird nach Sitzungsende gelöscht. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich.

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt. Aus demselben Grund gibt es keinen Einwilligungsbanner: es gibt nichts einzuwilligen. Das Sitzungs-Cookie ist unbedingt erforderlich, um die von Ihnen gewünschte Anmeldung bereitzustellen; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht nötig. Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Anwendung).

8. Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns beim Besuch dieser Website personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die technisch notwendigen Zugriffsdaten lässt sich die Seite allerdings nicht ausliefern, und ohne Zugangsdaten ist eine Anmeldung nicht möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

IV. Einzelne Verarbeitungsvorgänge

1. Hosting

Unser Angebot wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server stehen im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung).

2. Dateiablage

Hochgeladene Formularvorlagen und erzeugte Ausfertigungen liegen in einem eigenen, ausschließlich für Trauerwart genutzten Speicherbereich auf dem Anwendungsserver bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland — getrennt von den Daten der übrigen Anwendungen des Betreibers.

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO im Auftrag des Bestattungsunternehmens.

3. Content Delivery und Sicherheit (Cloudflare)

Wir nutzen Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, als vorgeschaltetes Content-Delivery-Network. Cloudflare verarbeitet dabei kurzzeitig Zugriffsdaten (IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Browserinformationen) zum Schutz vor Angriffen und zur Optimierung der Ladezeiten. Für Übermittlungen in die USA stützt sich Cloudflare nach eigener Angabe auf seine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Verfügbarkeit). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

4. Zugriffsdaten und Protokolle

Beim Aufrufen der Anwendung sendet Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Server, die protokolliert werden:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und Adresse der abgerufenen Seite
• verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten dienen der Bereitstellung des Dienstes, der Fehlersuche und der Systemsicherheit. Im zentralen Protokollspeicher werden sie 31 Tage aufbewahrt und danach gelöscht. Die Protokolldateien auf dem Server selbst sind je Dienst auf 30 Megabyte begrenzt und werden fortlaufend überschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

5. Mitarbeiterzugänge

Für die Anmeldung speichern wir Name und E-Mail-Adresse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bestattungsunternehmens sowie das Passwort — dieses ausschließlich als kryptografischer Hash, nicht im Klartext.

Es gibt keine Selbstregistrierung. Zugänge werden im Auftrag des Bestattungsunternehmens eingerichtet und auf dessen Weisung wieder entzogen.

Nimmt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Auftragsverarbeitungsvertrag in der Anwendung an, speichern wir zum Nachweis des Vertragsschlusses Name und E-Mail-Adresse der annehmenden Person, den Zeitpunkt, die IP-Adresse sowie Fassung und Prüfsumme des angenommenen Vertragstextes. Dieser Nachweis bleibt für die Dauer des Vertragsverhältnisses und der daran anschließenden Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 28 DSGVO.

6. Datensicherung

Datenbank und Dateiablage werden regelmäßig verschlüsselt gesichert. Die Sicherungen liegen im Objektspeicher der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland). Eine ebenfalls verschlüsselte Zweitkopie liegt bei der Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l’Évêque, 75008 Paris, Frankreich, im Rechenzentrum Amsterdam (Niederlande) und damit innerhalb der Europäischen Union. Auch mit Scaleway besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Sicherungen werden gestaffelt aufbewahrt: tägliche Stände sieben Tage, wöchentliche vier Wochen, monatliche zwölf Monate. Danach werden sie gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Datensicherheit).

7. Anfrageformular

Wenn Sie uns über das Anfrageformular schreiben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort machen:

• Ihren Namen und den Namen Ihres Bestattungshauses
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer, sofern Sie eine angeben (freiwillig)
• Ihre Nachricht
• den Zeitpunkt des Eingangs

Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Anfrage wird in der Datenbank der Anwendung gespeichert und uns per E-Mail gemeldet. Eine automatische Eingangsbestätigung gibt es nicht: das Formular verschickt keine E-Mail an die von Ihnen eingegebene Adresse.

Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir, wie viele Anfragen innerhalb einer Stunde von einem Internetanschluss eingehen. Dafür wird aus Ihrer IP-Adresse ein Prüfwert gebildet und zusammen mit dem Zählerstand auf dem Server zwischengespeichert; der Zählerstand verfällt spätestens nach zwei Stunden. Die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert, auch nicht zusammen mit Ihrer Anfrage. Davon unberührt bleiben die Zugriffsprotokolle nach Nr. 4. Das Formular setzt kein Cookie und bindet keinen Dienst eines Dritten ein.

Die Benachrichtigung an uns wird über den E-Mail-Dienst Brevo versandt (Brevo SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Brevo verarbeitet dabei die oben genannten Angaben in unserem Auftrag; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo.

Für Anfragen ist keine automatische Löschfrist eingerichtet. Wir löschen eine Anfrage von Hand: auf Ihr Verlangen jederzeit — eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt —, sonst, wenn sie erledigt ist und kein Vertragsverhältnis daraus entstanden ist. Gelöscht werden dabei der Eintrag in der Datenbank und die Benachrichtigung in unserem Postfach. In den Datensicherungen nach Nr. 6 bleibt die Anfrage bis zum Ablauf der dort genannten Fristen enthalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage); für den Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem Formular, das sich nicht für Massenanfragen missbrauchen lässt).

V. Keine Tracking- und Werbedienste

Trauerwart verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste wie Google Analytics, Google Ads, Facebook Pixel oder vergleichbare Angebote. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt und keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt.

Auch Schriftarten werden nicht von einem fremden Server geladen, sondern von unserem eigenen ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite erfährt kein Dritter, wer sie aufgerufen hat.